Ultimamente mi sono trovata a parlare e lavorare come Coach con persone la cui principale difficoltà era la gestione del proprio tempo. Poco tempo a disposizione e troppe cose da fare. Troppe urgenze che spesso prendevano il sopravvento rispetto a cose considerate (consapevolmente?) più importanti.
Il malcontento che emergeva era quasi sempre lo stesso: la mancanza di soddisfazione nella gestione del proprio tempo, il tempo che sembrava “volare via”, che non era mai sufficiente per fare “tutto”.
E l’obiettivo era quello di scoprire come gestire meglio il proprio tempo per rendere le giornate più produttive e sentirsi più soddisfatti.
E te? Riesci sempre a portare a termine i compiti/obiettivi che ti sei dato?
Sei soddisfatto di come gestisci il tuo tempo?
Arrivi in fondo alla giornata, settimana e ti congratuli con te stesso/a rispetto a come le hai organizzate e gestite?
Perché il livello di soddisfazione e appagamento che proverai nella tua vita è direttamente legato a “dove” impieghi il tuo tempo.
Molte persone vivono una vita stressante perché dipendono letteralmente dalle “urgenze“: il telefono che suona e al quale “si deve” rispondere (anche se quello che si sta facendo in quel momento è molto più importante!).
Ed ecco che si delineano due parole fondamentali: URGENZA e IMPORTANZA.
Molte persone pianificano le loro giornate, settimane, mesi dedicando la maggiore attenzione alle scadenze e alle cose urgenti, spesso perché confondono i concetti di urgenza e di importanza.
Ciò che è urgente non per forza è anche importante e viceversa. Il segreto per una vita piena di soddisfazione è vivere almeno il 50% del tempo focalizzando lʼattenzione e le energie verso le cose importanti ma non urgenti, in modo da eliminare il carico di stress che spesso accompagna la vita delle persone molto impegnate.
Dov’è focalizzata la tua attenzione? Dove “spendi” o investi la maggior parte del tuo tempo?
Lavorando come Coach ho potuto notare come spesso l’attenzione e il focus delle persone sono rivolti prevalentemente alle cose urgenti e non a quelle importanti.
Come fare allora a gestire il proprio tempo in maniera ottimale per rendere le proprie giornate più produttive e per sentirsi più soddisfatti?
Un modello molto utile ed efficace per la gestione del tempo è quello della “Matrice del Tempo” che propone Stephen R. Covey (in “Le 7 regole per avere successo”).
Urgente significa che richiede attenzione immediata. Le cose urgenti significano “Adesso!” E sono quelle la cui variabile fondamentale è il TEMPO.
Le cose IMPORTANTI sono quelle che richiedono più proattività, più iniziativa da parte della persona e la variabile fondamentale è il VALORE.
Quindi avremo:
URGENZA = TEMPO
IMPORTANZA = VALORE
Come utilizzare questo modello?
Un modo è quello di:
- 1.Fai un elenco delle attività da svolgere nell’arco della giornata/settimana
- 2.Definisci l’Urgenza/Importanza delle attività, inserendole nei riguardi della matrice
- 3.Dai una percentuale alle attività da svolgere e una durata temporale. Esempio:
Attività da svolgere: “gestione e-mail”
Percentuale: 5%
Tempo da dedicare: 30 minuti/giorno
- 4.Riequilibra il tempo dedicato alle varie attività (se necessario)
- 5.Pianifica le tue giornate sulla base della matrice che hai creato
- 6.Sperimenta! E verifica i cambiamenti e i risultati ottenuti
BUONA GESTIONE DEL TUO TEMPO!